Wat kost een automatisering en wanneer verdien ik die terug?

Prijzen voor automatisering lopen sterk uiteen, en dat komt zelden door de techniek. Het komt doordat er iets anders in de prijs zit: het aantal koppelingen, het aantal uitzonderingen dat moet worden afgevangen, en of onderhoud is meegerekend. Wij werken met een vaste prijs per automatisering, zodat je vooraf weet waar je aan toe bent en zelf kunt narekenen wanneer het bedrag eruit is. Hieronder de rekensom die wij bij elke aanvraag maken, inclusief de post die de meeste berekeningen weglaten.

Wat een automatisering bij ons kost

De prijs van een losse automatisering wordt bepaald door het aantal stappen, de systemen die eraan hangen en het aantal uitzonderingen dat de flow moet opvangen. Daar zitten de intake, de bouw, de test met echte gevallen, de documentatie en de overdracht in. Wil je meerdere gekoppelde flows met AI-stappen, dashboards en doorlopend onderhoud, dan betaal je een bedrag ineens voor de bouw plus een maandbedrag voor beheer en bijsturen. Een doorlopend partnerschap waarin er elke maand iets bij komt spreken we af als een vast maandbedrag met een vaste hoeveelheid uren. Werk buiten de afspraak spreken we vooraf af, altijd met een akkoord op de mail. Eenmalige bedragen factureren we voor de helft bij opdracht en voor de helft bij oplevering, maandbedragen achteraf.

De derde post wordt bijna altijd vergeten: de abonnementen van de tools zelf. Een koppelplatform, een AI-account, soms een extra opslagplek. Die kosten lopen van nul tot enkele tientjes per maand per tool, ze staan op naam van jouw bedrijf en jij betaalt ze rechtstreeks. Let bij die keuze ook op waar je gegevens terechtkomen, want niet elk account is geschikt voor bedrijfsgegevens.

De rekensom in vier stappen

Stap één: hoeveel minuten kost de taak nu, maal hoe vaak per week. Stap twee: welk deel neemt de automatisering over, en wat blijft er aan controle over. Stap drie: wat kost een uur intern, inclusief werkgeverslasten. Stap vier: deel de eenmalige prijs door de wekelijkse besparing in euro’s.

Een voorbeeld dat we vaak tegenkomen: bestellingen die per e-mail binnenkomen en met de hand in het ordersysteem worden overgetypt. Twintig orders per week, zes minuten per order, dat is twee uur. Een koppeling neemt daar ongeveer negentig procent van over, dus je houdt twaalf minuten controle per week. Bij 40 euro interne uurkosten bespaar je ruim 70 euro per week. Zet die besparing naast wat de bouw kost, en je ziet na hoeveel weken het terugverdiend is; daarna loopt de opbrengst door. Reken het gerust na met je eigen getallen; de uitkomst schuift, de methode niet.

Bespaarde uren zijn pas geld als er iets anders in past

Hier zit de aanname die we het vaakst moeten bijstellen. Een terugverdientijd van tien weken klinkt hard, maar op je bankafschrift verandert er niets zolang dezelfde mensen dezelfde uren betaald krijgen. Een bespaard uur wordt pas geld als er declarabel werk in past, als je een vacature niet hoeft te vullen, of als er werk in past dat er anders bij inschoot.

Daarom vragen we bij de intake altijd wat er met de vrijgekomen tijd gebeurt. Is het antwoord dat de eigenaar zijn avonden terugkrijgt: prima, dat is een echte opbrengst, maar hang er geen euro’s aan. Is het antwoord dat de binnendienst eindelijk aan opvolging toekomt, dan wordt het interessant, want leads die geen klant worden stranden vaker op opvolgtijd dan op kwaliteit.

Wanneer een automatisering het niet waard is

Onder de honderd euro besparing per maand wordt de som wankel, want dan valt de winst weg tegen het onderhoud en de abonnementen. Datzelfde geldt als de taak binnen een halfjaar verdwijnt of het systeem eronder wordt vervangen. En bij werk met veel oordeel loopt de bouwtijd hard op, omdat elke uitzondering apart moet worden afgevangen. In de aanpak om te bepalen waar je begint staat de vuistregel van vier afwijkingen op twintig gevallen.

Twijfel je of jouw taak in de goede categorie valt, kijk dan eerst naar wat er in een mkb-bedrijf te automatiseren valt. Levert de rekensom niets op, dan zeggen we dat voordat er een offerte ligt. Klopt hij wel, dan pakken we hem op binnen onze dienst AI en automatisering.

Zo doen wij dit

We maken de rekensom in de intake, samen met jou, en niet achteraf in een offerte. Jij levert twee getallen: hoe vaak per week en hoeveel minuten per keer. Wij vullen aan wat een automatisering realistisch overneemt, want dat is bijna nooit honderd procent. Wat overblijft aan controlewerk noemen we expliciet, zodat de belofte klopt.

Daarna volgt een vaste prijs. Bij een losse automatisering krijg je vooraf een vaste prijs, en die schuift niet als het bouwen tegenvalt. Blijkt tijdens de bouw dat er een tweede koppeling bij moet, dan bevestigen we eerst wat dat kost voordat we verder gaan. Klein meerwerk dat niet vooraf te bespreken was, blijft beperkt tot maximaal tien procent van de opdrachtsom.

Na oplevering meten we drie maanden mee: hoeveel keer de flow draaide, hoeveel keer hij vastliep en hoeveel minuten er nog handwerk over is. Die cijfers staan in de rapportage, ook als ze tegenvallen. Blijkt de besparing kleiner dan berekend, dan passen we de flow aan of we adviseren te stoppen. Beloven doen we niets over omzet of groei, alleen over de uren die we samen kunnen tellen.

De fout die we het vaakst zien

Bouwprijzen worden vergeleken zonder dat onderhoud meeweegt. Een goedkope koppeling bij iemand die daarna onbereikbaar is, is duurder dan een die wat meer kost en documentatie en een foutmelding heeft. Elke flow breekt een keer, meestal doordat een leverancier zijn koppeling wijzigt. Wie dan niemand heeft, typt maandenlang weer met de hand over en merkt het pas als een klant belt.

Bronnen

• Eigen praktijkcijfers aiplusmarketing, augustus 2026
• CBS, cijfers over arbeidskosten per gewerkt uur
• Kamer van Koophandel, informatie over kostprijs en uurtarief berekenen

Hier helpen we mee: AI en automatisering