Hoe veilig is het om bedrijfsgegevens in ChatGPT te zetten?

De vraag komt bijna altijd te laat: iemand heeft al een klantenlijst in een chatvenster geplakt om er een samenvatting van te maken. Dat is geen ramp en geen reden om iemand af te rekenen, maar het is wel het moment om afspraken te maken. Het antwoord hangt van twee dingen af: onder welk account je werkt, en wat voor gegevens het zijn. Die twee samen bepalen of je binnen de AVG blijft, en niet de vraag hoe goed het model is.

Het verschil tussen een gratis account en een zakelijk abonnement

Met een gratis consumentenaccount ga je de overeenkomst aan als privépersoon. Er is geen verwerkersovereenkomst, dus voor persoonsgegevens die van jouw bedrijf zijn ontbreekt de basis die de AVG vraagt. Dat je in de instellingen kunt uitzetten dat gesprekken voor training worden gebruikt, verandert daar niets aan: dat is een instelling, geen afspraak met juridische status, en hij kan bij een update anders staan.

Hier zit de aanname die we het vaakst moeten rechtzetten. Bijna iedereen denkt dat het risico is dat het model iets onthoudt en later aan een ander doorvertelt. Dat is technisch juist het minst waarschijnlijke deel. Het praktische probleem is saaier en harder: zonder verwerkersovereenkomst is de doorgifte zelf al niet in orde, ongeacht wat er daarna met de tekst gebeurt.

Zakelijke abonnementen van de grote aanbieders bieden wel een verwerkersovereenkomst en zetten training standaard uit. Reken op enkele tientjes per gebruiker per maand. Bij zes medewerkers kom je daarmee ergens tussen de 120 en 180 euro per maand uit. Zet dat naast het uurtarief van de eerste jurist die je belt als het misgaat. Zet de leverancier daarna ook in je verwerkingsregister, want daar hoort een AI-dienst gewoon in thuis.

Wat je nooit plakt, ook niet in een zakelijk account

Los van het account blijft een aantal categorieën buiten elk chatvenster.

• Wachtwoorden, API-sleutels en andere inloggegevens.
• Complete klantenbestanden of exports uit je CRM.
• Gegevens over gezondheid, geloof of de financiële situatie van personen.
• Contracten en offertes van derden die onder geheimhouding vallen.
• Sollicitatiebrieven en beoordelingen van medewerkers.

De gemene deler: gegevens waarvan een ander de eigenaar is, of waarvan de schade bij een lek niet bij jou landt maar bij iemand anders. Voor de rest werkt een simpele gewoonte: haal namen, adressen en klantnummers eruit voordat je iets plakt. Een tekst zonder personalia is voor het model bijna altijd net zo bruikbaar.

Wat wel prima kan

Het overgrote deel van het werk waarvoor mensen een model gebruiken, valt buiten dit probleem. Een productomschrijving herschrijven, een handleiding samenvatten, de tekst van een landingspagina scherper krijgen, een e-mail inkorten, een stuk code nakijken: daar zitten geen persoonsgegevens in. Ook de meeste ideeën en concepten die je erin gooit zijn bedrijfsgevoelig maar niet AVG-gevoelig, dat is een afweging van jou, niet van de wet.

Cijfers voelen vaak gevoeliger dan ze zijn. Een export met sessies, bounces en conversies per pagina bevat geen persoonsgegevens zodra de identifiers eruit zijn, en is prima materiaal voor de vraag wat een goed conversiepercentage is. Hetzelfde geldt voor omzet per productgroep. Wat je automatiseert met die inzichten staat in het overzicht van automatiseren in het mkb.

Vastleggen wat mag, op een A4

Zet het op papier voordat er iets misgaat: welke tools zijn goedgekeurd, wie betaalt de licenties, welke gegevens mogen erin en welke niet, en wat je doet als het toch gebeurt. Een A4 is genoeg, mits iedereen het heeft gelezen. Spreek ook af dat medewerkers geen privéaccounts gebruiken voor werk, want dat is de route waarlangs het in de praktijk misgaat.

Draait er een chatbot op je site, dan gaan er klantgegevens door een systeem dat jij niet beheert en komt de meldplicht uit de AI Act erbij; zie wat AI in je klantenservice wel en niet kan overnemen. Koppel je een model aan je eigen systemen, dan verschuift de vraag van wat je plakt naar wat die koppeling mag ophalen. Die volgorde staat in de aanpak om te bepalen waar je met AI begint. Wij nemen dit standaard mee binnen onze dienst AI en automatisering; bij twijfel over een specifiek geval laat je ernaar kijken door een jurist.

Zo doen wij dit

Bij de start inventariseren we welke AI-tools er al in gebruik zijn, ook de accounts die niemand heeft aangevraagd. Die lijst is bijna altijd langer dan de directie denkt. Daarna splitsen we in drie: goedgekeurd voor alles, goedgekeurd zonder persoonsgegevens, en niet gebruiken. Die indeling zetten we op een A4 dat je aan nieuwe medewerkers geeft.

Vervolgens regelen we de zakelijke accounts, met de verwerkersovereenkomst van de leverancier erbij, en zetten we de tools in je verwerkingsregister. De abonnementen staan op naam van jouw bedrijf, niet op die van ons, zodat je er bij een afscheid geen last van hebt. Waar we zelf persoonsgegevens verwerken, geldt onze eigen verwerkersovereenkomst, die als bijlage bij onze algemene voorwaarden zit.

Bij automatiseringen bouwen we het onderscheid in de flow zelf in: velden met persoonsgegevens gaan niet mee naar een model tenzij dat nodig is voor de taak, en anders sturen we alleen de tekst zonder namen. Dit werk zit in het pakket AI en automatisering, met een bedrag ineens voor de opzet en een maandbedrag voor beheer. Losse hulp bij het opstellen van het beleid spreken we vooraf af, met een prijs per klus. Welke gegevens jouw organisatie werkelijk in zo’n tool mag zetten, bekijken wij met een marketingbril; voor het juridische deel schakel je een privacyjurist in.

De fout die we het vaakst zien

Bedrijven verbieden AI intern zonder een alternatief te bieden. Het gebruik stopt dan niet, het verdwijnt alleen uit het zicht. Mensen plakken bedrijfsteksten in hun eigen privéaccount op hun eigen telefoon, en daar heb je geen enkel zicht op. Een goedgekeurde tool met een verwerkersovereenkomst is veiliger dan een verbod dat iedereen omzeilt.

Bronnen

• Autoriteit Persoonsgegevens, informatie over verwerkersovereenkomsten en het verwerkingsregister
• Europese Commissie, informatie over de AI Act en de transparantieverplichtingen uit artikel 50
• Eigen praktijkcijfers aiplusmarketing, augustus 2026

Hier helpen we mee: AI en automatisering